Monitorizarea activitatii angajatilor a reprezentat tema chestionarului lansat de HR-Romania in urma cu doua luni. Cu toate ca monitorizarea in cadrul companiei reprezinta una dintre acele teme “delicate” care este foarte rar supusa unei discutii echilibrate, respondentii studiului nostru au evidentiat categoric opinia lor vis-a-vis de acest subiect. Tensiunea pe care acest aspect o genereaza are drept cauza conflictul dintre doua interese (drepturi) legitime: dreptul companiei de a-si asigura integritatea resurselor materiale si informatice si dreptul angajatului la viata privata.

Cei care au raspuns intrebarilor chestionarului „Monitorizarea angajatilor” au fost in numar de 295. Dintre acestia 56 au declarat ca nu sunt monitorizati si au fost exclusi din analiza finala a datelor. Dintre respondentii ramasi au fost validati 212, majoritatea acestora fiind specialisti sau manageri de nivel mediu.

Companiile din care fac parte respondentii HR-Romania sunt in majoritate cu actionariat romanesc (32,55%), actionariat strain (24,06%), multinationale (19,81%), cu actionariat mixt (14,15%) si societati administrate de stat (9,43%).

In functie de domeniile de activitate ale respondentilor se constata faptul ca cel mai mare procent este ocupat de cei care lucreaza in comert (13,21%), urmati fiind de cei din productie (8,96%), restul domeniilor fiind reprezentate in mod echilibrat.

Din punct de vedere al departamentului din care fac parte respondentii chestionarului se poate remarca faptul ca majoritatea sunt reprezentatnti ai managementului si ai biroului de resurse umane.
 

Asa cum am prezentat si in urma cu ceva timp in cadrul materialelor dedicate acestei teme, supravegherea si monitorizarea comunicatiilor electronice ale cetatenilor beneficiaza de un cadru legal la nivelul Uniunii Europene, constituit de Directiva 95/46/EC. Aceasta stabileste norme generale referitoare la protectia datelor personale si la procesarea acestora. Statele membre trebuie sa adopte legi pe baza acestei Directive, dar au un oarecare spatiu de joc, in masura in care Directiva nu stabileste masurile concrete prin care prevederile acesteia trebuie respectate.

In Romania, aceasta Directiva este implementata de Legea 676/2001, care vizeaza insa, in special prelucrarea datelor personale si protectia vietii private. Ea se refera in primul rand la ingerintele autoritatilor publice in sfera privata, prin intermediul procesarii datelor obtinute pe baza convorbirilor telefonice. Datorita acestei legi angajatorul are obligatia de a aduce la cunostina salariatului faptul ca ii este monitorizata activitatea din cadrul companiei. In urma analizarii rezultatelor obtinute in cadrul studiului am constatat faptul ca 33,9% din cei rugati sa raspunda la intrebarea „Compania dumeavoastra va monitorizeaza activitatea la serviciu?” au raspuns ca nu stiu. De aici se poate trage concluzia ca exista numeroase companii in care, desi s-au instalat sisteme de monitorizare a activitatii, salariatii nu au fost instiintati. 18,98% dintre respondenti au declarat faptul ca in companiile in care acestia activeaza nu se aplica nicio metoda de monitorizare. In schimb, 47,12% din esantion recunosc ca le este urmarita activitatea.

Din punct de vedere al caii prin care angajatii au aflat ca activitatea lor le este monitorizata, respondentii studiului au raspuns in proportie de 61,32% ca li s-a comunicat acest aspect in mod oficial de catre conducere, 34,91% ca stiu din surse neoficiale ca sunt monitorizati si 3,37% au aflat mai intai in mod neoficial si apoi li s-a confirmat de catre conducere ca sunt urmariti.

Metodele de monitorizare sunt din ce in ce mai diverse acoperind intreaga paleta de activitati ale angajatului. In companiile respondentilor studiului „Monitorizarea angajatilor” topurile de monitorizare cele mai des utilizate sunt cele pentru activitatile desfasurate pe internet (64,57%).
 
Analizand fiecare metoda de monitorizare in parte s-au constatat urmatoarele aspecte:

- monitorizarea video se utilizeaza cu precadere in vederea protectiei impotriva furtului, dar si al monitorizarii activitatii angajatilor (52,89%) avand loc in permanenta, iar evaluarile pe baza inregistrarilor facandu-se pentru toti angajatii, periodic, prin sondaj (41,55%).
 
- monitorizarea apelurilor telefonice are in vedere evaluarea activitatii angajatilor si a satisfactiei clientilor (50,91%), ea avand loc permanent, iar evaluarile pe baza listei cu numerele formate si a duratei apelurilor facandu-se pentru toti angajatii, uneori apelandu-se la sondaj (24,5%). Exista insa si companii in care au loc inregistrari ale convorbirilor telefonice (28,57%) in vederea stabilirii nivelului de satisfactie al clientilor, dar si a modului in care angajatii isi desfasoara activitatea.
 

- monitorizarea activitatii pe internet vizeaza in principal evaluarea eficientei activitatii angajatilor (42,05%) fiind permanenta, iar evaluarile pe baza inregistrarilor se fac pentru toti angajatii (41,98%).
 
Concret, ea se desfasoara astfel: inregistrarea paginilor web vizitate si a duratei vizitei (74,07%), blocare anumitor pagini web (58,02%) si inregistrarea continutului, atunci cand angajatul posteaza comentarii pe forumuri sau bloguri (19,75%).

- monitorizarea activitatii locale (pe computerul de serviciu) este utilizata in principal pentru evaluarea activitatii salariatilor (45%), aceasta realizandu-se permanent, evaluarile facandu-se prin sondaj (42,22%).
 
- monitorizarea e-mail-ului de firma prevede atata contracararea atacurilor cibernetice, cat si evaluarea muncii angajatilor si in acelasi timp, protejarea impotriva divulgarii informatiilor confidentiale ale companiei (45,45%), inregistrarea acestora avand loc permanent si pentru toti angajatii (35,67%). Concret, aceasta monitorizare consta in: inregistrarea adreselor destinatarilor si expeditorilor de mesaje (41,67%) si salvarea si stocarea e-mail-urilor trimise si primite de catre angajati (71,67%).
 
Majoritatea angajatorilor decid sa apeleze la monitorizarea angajatilor din dorinta de a se prodeja de potentiale infractiuni, dar mai ales pentru a creste siguranta la locul de munca si, implicit, productivitatea salariatilor. Modul in care acestia folosesc rezultatele monitorizarilor sunt dintre cele mai variate, cel mai des utilizat fiind avertismentul informal. Majoritatea companiilor insa, iau cu siguranta o serie de masuri impotriva acelor angajati care nu au respectat procedurile interne si au fost surprinsi prin metodele de monitorizare instalate (55,32%).
 
Cu toate ca firmele declara demararea procesului de monitorizare ca avand un scop legal si moral, majoritatea respondentilor studiului HR-Romania (72,84%) sunt de parere ca monitorizarea nu il determina pe angajat sa isi atinga scopurile initial declarate. Printre nemultumirile pe care politica referitoare la utilizarea resurselor IT&C i le aduce angajatului roman se numara: stresul generat de faptul ca este in permanenta urmarit, faptul ca monitorizarea nu se aplica in toate companiile pentru toti angajatii, neutilizarea resurselor si pentru motivare, nu numai pentru aspectul coercitiv, lipsa unui feed-back pe parcurs, lipsa unor solutii prompte in cazul erorilor de sistem etc. Tocmai din acest motiv, 33,49% din respondenti s-au declarat dezamagiti (demotivati) la aflarea vestii ca sunt monitorizati. Cu toate acestea, 57,08% dintre cei chestionati accepta acest fapt motivatiile principale fiind dorinta de a nu pierde locul de munca si/sau faptul ca sunt constienti ca isi indeplinesc cu acuratete sarcinile de munca.
 
Desi compania porneste de la premisa indreptatita ca resursele puse la dispozitie sa fie utilizate pentru atingerea obiectivelor afacerii, angajatul considera ca exista o zona gri, in care acest principiu poate fi renegociat, cel putin in anumite limite.

Dezbaterea acestei probleme se poate realiza din mai multe perspective: a resurselor umane, morala, tehnica sau legala. Insa aceasta dezbatere trebuie sa se bazeze pe date actuale si relevante referitor gradul de monitorizare a angajatilor si forma pe care aceasta o imbraca. Tocmai de aceea, rezultatele studiului nostru ne pot ajuta pe toti sa intelegem mai bine amploarea acestui fenomen. Intrebarile au vizat nu doar tipurile de monitorizare pe care le aplica organizatiile, ci si scopul si profunzimea cu care se realizeaza aceasta. Bineinteles, un cuvant important l-a avut angajatul, care si-a exprimat opiniile, atitudinile si argumentele pro si contra monitorizarii.