Grupul de lucru pentru protectia datelor a elaborat, pe baza Directivei 95/46/EC, un Document de lucru al carui scop principal este trasarea cadrelor generale, pornind de la care statele membre UE trebuie sa elaboreze legislatia nationala referitoare la supravegherea comunicatiilor electronice in cadrul companiilor.

 

Importanta acestui Document de lucru consta in faptul ca explica de ce monitorizarea angajatilor este o problema sensibila, ofera recomandari concrete si expune succint principiile care trebuie sa ghideze supravegherea comunicatiilor. In aceasta a doua parte a articolului, vom detalia a treia tema, si anume principiile generale. Acestea se refera doar la doua tipuri de monitorizare, si anume cea a e-mail-ului si a utilizarii internetului.

 

i). Principiul necesitatii. Aceasta norma stipuleaza ca angajatorul poate implementa aceste forme de monitorizare doar daca ele sunt necesare scopului initial. De exemplu, monitorizarea este justificata atunci cand angajatorul vrea sa evalueze randamentul angajatului, pentru a obtine confirmarea faptului ca angajatul desfasoara activitati in afara legii sau pentru a mentine corespondenta cu clientii cand salariatul este in concediu. Bineinteles, aceasta actiune este indreptatita si atunci cand compania doreste sa isi protejeze sistemul informatic de virusi sau alte tipuri de atacuri informatice asupra retelei.

 

ii). Principiul finalitatii. Informatiile inregistrate trebuie folosite doar in scopul anuntat in mod explicit. Astfel, daca datele sunt colectate in vederea protejarii sistemului informatic, ele nu pot fi utilizate pentru a realiza portretul comportamental al angajatului.

 

iii). Principiul transparentei. Acest principiu afirma ca angajatorul trebuie sa informeze angajatul cu privire la activitatile de monitorizare, cu exceptia cazurilor in care acestea se realizeaza pe baza unui mandat judecatoresc si trebuie sa ramana secrete. Mai exact, compania trebuie sa prezinte angajatului circumstantele si amploarea monitorizarii, incluzand:

 

a). politica interna referitoare la e-mail si internet;

b). motivele monitorizarii;

c). masurile concrete;

d). modalitatea de notificare a angajatilor in cazul in care se incalca procedurile interne.

 

iv). Principiul legitimitatii. Procesarea datelor obtinute poate fi realizata doar daca are un scop legitim, conform cu Directiva 95/46/EC si cu legislatia nationala. De exemplu, prelucrarea datelor de catre angajator este legitima daca are drept scop protejarea informatiilor confidentiale ale afacerii sale.

 

v). Principiul proportionalitatii. Aceasta norma subliniaza faptul ca mijloacele de monitorizare nu trebuie sa fie excesive, ci proportionale cu scopul urmarit. Astfel, este recomandabil ca monitorizarea e-mail-urilor sa se limiteze la volumul de date comunicat si la timpul (ziua, ora) in care s-a realizat transmiterea de date, fara a include si supravegherea continutului corespondentei.

 

vi). Principiul acuratetei si stocarii datelor. Conform acestei reguli, informatiile referitoare la traficul de internet si e-mail-urile angajatilor trebuie sa fie corecte si sa fie stocate pe o perioada limitata de timp. Astfel, Grupul de lucru considera ca pastrarea datelor pe o perioada de 3 luni este in mod normal justificata.

 

vii). Principiul securitatii. Angajatorul trebuie sa aplice solutiile tehnice necesare protejarii datelor monitorizarii de posibile intruziuni externe. In plus, el are dreptul sa ruleze scanari automate ale corespondentei electronice, pentru a-si proteja reteaua informatica de virusi.

 

Chiar si in lipsa unor norme legale nationale care sa reglementeze explicit problema monitorizarii angajatilor, respectarea acestor principii generale creeaza un climat de incredere in companie si o tine departe de tensiuni, contestari, expuneri media negative sau chiar litigii.