Cat de important este office design­-ul pentru angajati si de ce ar trebui departamentul HR sa se implice in acest aspect al vietii organizatiei?

Daca vrei sa initiezi o discutie interesanta cu o persoana inteligenta, intreab-o ce parere are despre ambientul in care lucreaza - biroul. Multi angajati stiu ca modul in care arata biroul are un impact direct asupra eficientei lor. Adeseori, acestia se intreaba cum s-ar imbunatati activitatea lor daca ar avea conditii ideale sau aproape ideale.

Prima nedumerire careia ai putea sa-i dai expresie este, bineinteles: "Ce legatura are HR-ul cu problema aceasta?" E drept ca acest aspect nu este in mod clar de competenta stricta a unui anumit departament, cu exceptia, probabil a departamentului de logisitica. Acest departament, insa, este mai degraba preocupat de costuri si administrarea bugetului, decat de impactul social si psihologic al mediului de munca asupra angajatului. Dupa parerea mea, imediat ce incepi sa vorbesti despre impact social si psihologic, vorbesti despre atributii HR. Exista o unitate care se ocupa de pachetele de benificii si compensatii si una care se ocupa de training; ar trebui, poate, sa existe si una care sa se ocupe de office design… De vreme ce este improbabil ca bugetul organizatiei sa permita asa ceva, e o idee buna sa ai o persoana care sa acumuleze expertiza in aceasta arie.

Nu vreau sa spun ca intr-o zi HR-ul ar trebui sa schimbe layout-ul departamentului IT. Aceasta sugestie ar trebui sa vina din partea managerului IT; dar atunci cand acesta este coplesit de alte probleme, cum ar fi productivitatea, creativitatea sau retentia, daca cineva din departamentul HR poate oferi opinii informate referitoare la mediul de lucru, va fi de un real ajutor.

Sunt multe aspecte legate de office design, iar una dintre acestea se refera la modul in care mediul de lucru afecteaza interactiunea dintre angajati. (Pentru o tratare detaliata a acestui subiect puteti citi The Social Life of Information, de John Seely Brown si Paul Duguid). Ideea de baza este ca oamenii trebuie sa fie apropiati spatial pentru a putea impartasi idei si discuta probleme.

Iata o aplicatie foarte simpla a acestui concept: in call center-uri, telefoanele angajatilor trebuie sa aiba cabluri lungi. Pot sa pun pariu ca niciodata nu ati crezut ca asta ar putea fi o preocupare a HR-ului, dar este! Cablurile lungi permit unui angajat sa se deplaseze usor in timp ce vorbeste la telefon pentru a-si ajuta un coleg, care se confrunta cu o problema neprevazuta. Un nou-angajat invata mai eficient de la un coleg mai experimentat decat din cursuri de specializare.

Un alt aspect important al office design-ului este ca angajatii trebuie sa aiba ocazia de a se intalni unii cu altii si in circumstante informale, pentru a discuta despre job. Multe companii high-tech au adoptat aceasta idee si au creat coffee lounge-uri, unde angajatii se pot intalni si discuta la o cafea. Cand Ron Dembo, acum CEO la Zerofootprint, si-a lansat compania Algorithmics, a insistat sa fie construita o scara in spirala care sa uneasca cele 7 nivele; vizavi de scara, la fiecare nivel, a amenajat locuri in care oamenii puteau schimba la o cafea opinii, impresii, nelamuriri. A fost o adevarata lupta pentru a obtine banii necesari investitiei, dar aceasta a avut drept rezultat colaborarea informala dintre angajati.

In ce priveste impactul psihologic, un mediu de lucru adecvat poate facilita concentrarea si creativitatea. De fapt, multi spun ca mediul are o influenta mult mai directa asupra noastra, si anume asupra dimensiunii fiziologice a persoanei. Arhitectul Christopher Alexander sustine, de exemplu, ca spatiile armonioase au o influenta fizica asupra bunastarii noastre.

In arii HR clasice, cum ar fi pachetele de beneficii si compensare, training sau recrutare, pot sa dau sfaturi sau sa fac sugestii concrete. In ce priveste aceasta noua "felie", HR nu pot face mai mult decat sa va starnesc interesul. Este improbabil sa obtii ca organizatie un avantaj strategic pe piata angajatorilor prin compensatiile pe care le oferi. Poti, in schimb, sa obtii acest lucru orientandu-te spre noile trenduri si noile asteptari ale angajatilor.